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遠距工作難管理 公司、個人有規範 (20200610CEO論壇-陳玲玲、陳玉芬)

醒報編輯部 2020/06/11 18:55 點閱 3763 次

主持人:林意玲(台灣醒報社長)
與談人:陳玲玲(晶晶晶廣告公司總經理)
陳玉芬(藝珂人事顧問公司台灣、韓國總經理)
文字整理:陳是祈

主持人(以下簡稱「問」):在新冠肺炎疫情下,有許多公司被迫加快進行遠距上班。實施遠距工作其實有很多的條件,對於事業的負責人以及高階主管、中階主管,甚至基層員工,都必須有主觀的心理準備跟客觀的條件。即使疫情趨緩,遠距工作在未來恐怕也會成為流行的工作模式。

過去辦公室都要租豪華漂亮的空間,可能以後錢都省了,冷氣、電費也省了。事實上,早在新冠肺炎之前,一些跨國公司早就在實行異地工作,甚至在不同的時區之下,同時工作。站在人力資源的角度來看,遠距工作要怎麼定義?

遠距工作的定義

陳玉芬:遠距工作不是一個新的概念,只是沒有到非不得已的情況下,不會採用,所以我們會說遠距工作和數位化的加速,該感謝的是新冠肺炎,我相信很多企業主都在思考,以後該如何去節省公司的成本,然後也可以達到同樣的績效。

問:遠距工作比較難克服的是如何聚焦所有人的注意力?如何腦力激盪?這就是為什麼需要大家集中在一個辦公室的目的。如果大家都分散各地,如何讓大家集中注意力?

陳玉芬:對台灣很多中小企業來說非常困難。如果要遠距工作,第一個,設備很重要。不只是用Zoom之類的軟體,可以讓大家看到彼此,還需要很強的資安管理,讓員工在異地工作時,可以進入公司網站並且取得公司的資料。

第二個部分,是要如何重新定義工作。哪些工作必須團體進行?哪些工作可以獨立完成?在原來的工作說明上,要重新去思考,想達到的目的是什麼。如果這兩個沒有辦法做好,只是一味追求流行,還是需要考慮遠距工作是否真有必要?

問:請教陳玲玲總經理,從一位CEO的角度來看,遠距工作的困難是什麼?

如何追蹤成效

陳玲玲:關於遠距工作,有一點很重要必須要思考的,就是要如何追蹤成效。因為員工都看不見,還是要很好的工作成效,所以要先知道對於這位員工,你有什麼期待?你希望他完成的東西是什麼?這件事要非常的清楚。最重要的是,你要他定期回報,完成的時間也要講得很清楚,讓他知道自己要做什麼、什麼時候要完成?

在中間監控的時候,要有定時檢查的時間,例如每天9點或者晚上6點,檢查你這一天做了什麼,有無達成主管期待,所以每一個人的角色和任務必須被交代的非常清楚。如果沒有做好,結果員工在摸魚,或者員工根本也不知道主管的期待是什麼,更不知道交件日期,會造成公司蠻大的浪費。

問:曾聽過一個說法,遠距工作有賴於緊密的同事關係。比如說在同個辦公室裡,去上洗手間或者倒咖啡時,可以有機會互動,了解彼此情緒,看到你臉色不太好,會關心一下昨天睡眠如何,彼此之間會有夥伴的關係。

可是遠距工作的人,彼此不容易互動、不了解,完全是為了工作,就沒有感情的潤滑,這樣會不會影響到彼此的合作,甚至比較容易產生誤會?

遠距工作時的互動

陳玉芬:我認為這只是設備不同罷了。假設以一個小組來看,有組長有組員,各自該做什麼工作,其實可以透過視訊的方式一起達到某個目的。有人說,因為在家工作,其實工作的目標會更明確。如果在公司面對面開會,可能一不小心聊起來,會很難收回話題。

假設說員工都很清楚要做什麼,在各自崗位都可以很優秀,其實遠距工作有了規範,也是可以推行。比如說規定何時開會,開會內容是什麼。我的公司在其他國家,目前都還有公司在做遠距。

比較有趣的部分是,有時在一天的工作中,我們有時會說,現在是運動時間,然後大家一起在螢幕前做運動,這也是一個team building的方法。

團隊工作不一定要在一間辦公室裡,甚至在家時可以彼此分享的東西更多。比如說,在休息時間,可以分享家裡面的一些東西。我想只要公司的規範夠明確,是可以克服的。

問:剛剛玲玲提到「績效管理」,因為遠距工作老闆看不到你,不知道您在摸魚還是在工作。以人力資源的角度來看,有沒有一些方法監督?

評估員工表現

陳玉芬:根據勞基法的規定,第一個就是要打卡,有些公司會有既定的系統,只要登入系統時就可以算卡的時間,或者跟主管報備。也可以早晚都開一個小會,說明今天要做什麼。除了時間管理以外,對於成效管理,就看要怎麼評估,例如說3個月6個月做一個評估,這些評估不一定要面對面。

如果大家已經習慣用連線的方法去談論事情,我相信工作進行會越來越順利。一剛開始,我們要做遠距工作時,面對螢幕講話也覺得很奇怪。我在5月時,做了第一場線上演講,以前演說會直接看到觀眾,但現在只剩下一個螢幕,我想我可能需要再學習。以前可以看到人,馬上可以互動,但現在看不到人,也不知道大家的性格。這樣的一個適應期是需要有的,但是適應以後應該就沒有太大的問題。

問:聽兩位講的情況,不管是績效考評,或者不看幾點上班只看工作成果,這個跟工作外包有什麼不同呢?

與外包的不同

陳玲玲:以工作結果來看,其實也沒有什麼大的差別,但員工跟主管之間還是有一定的信任跟感情,以及對彼此的了解,外包就不會有這麼高的信任度,感情上的建立也沒有比較深厚。

陳玉芬:我想公司不會所有的工作都外包,因為公司會有核心能力或者核心服務,也有所謂的核心員工。大部分會給外包的工作,都是屬於比較非核心的工作。比如說,你可能把IT外包出去,因為公司本身無法培養這類的人才,可能也有人會把人才招募外包出去,因為公司可能沒有足夠的資源去做。

公司要決定某個業務外包或不外包,取決於這個工作是否為核心工作。對公司來說,核心工作不宜外包,因為需要員工去做長期的規劃。

問:最後來談技術性的問題。如果員工大部分都遠距了,是否公司還需要辦公室呢?第二,如果員工在家裡工作,不一定有合適的工作環境和工作倫理。從這方面來看,公司究竟有沒有因為遠距而節省成本?對員工來講,很節省通勤時間,但員工自己是否能預備成為一個好的遠距工作者?

員工設備適合與否

陳玉芬:因為這次疫情來得措手不及,很多事情都要立刻做出決定。第一個挑戰就是員工的設備到底好不好。像我的公司會提供給員工電腦,但剛開始的時候買不到電腦,那員工電腦是否安全?因為用員工電腦來做公司的事情,其實是不安全的。

第二個就是員工的網路連線穩定與否。有些人住在外面但沒有WIFI,無法工作,手機也接收不良。很多公司會提供補助,比如說Google會提供給員工家具的費用,因為員工會需要桌子等設備,來打造可以長期遠距工作的環境。

會不會節省公司原本的成本呢?我認為,也沒有一個公司敢只維持一個小辦公室,然後員工都遠距上班。如果管理得當,大概20%到30%的員工可以在家工作,但是可以輪流,偶爾進來辦公室交流,確實可以省很多費用。

節省公司成本

陳玲玲:聽說蠻多公司發現在家上班的確省了不少費用,所以有些科技公司打算放寬遠距上班,因為可以省下電費和房租,甚至食物供給。但是遠距上班的潮流下,也有人來跟我反應,如果不靠面對面溝通,其實會有一些問題,比如說如果全部用文字溝通,事情會變得越來越複雜,工作量更多,滋生很多旁枝末節,結果反而更辛苦。

無法面對面溝通,改以電話溝通時會發現,有些客戶講話無法聚焦,沒辦法立刻講到重點,所以其實遠距也有它產生的問題,很多人會反映沒效率、增加無謂的工作量等,這些問題我們還在觀望。

問:我有看到一些有趣的小事,說在家工作,一下子小孩跑過來黏著說爸爸陪我玩,或者小狗跑來打擾,或者很容易就到床上躺一下。家裡工作有太多誘惑和不便,你們是否會有這樣的問題?

獨立工作較適合遠距

陳玉芬:以我公司來說,大概有1個月的時間輪流在家工作,但對我來說效率非常好。可能有幾點在家工作時需要注意,就是公私分明。什麼時候該上班,什麼時候該休息,至少上班時要穿戴整齊,營造上班的感覺。不要穿個睡衣就開始上班,萬一要視訊,別人都看到你沒化妝也沒有整理。

我認為比較好的部分是,6點下班後就可以直接去準備晚餐,可能在公司下班後還要摸來摸去,出來就很晚了,還有通勤。也許工作沒作完,可以等吃完飯後,再回來繼續做,不像在公司,可能6點做完不能走,還不能吃飯。我覺得只要自己管理好,就可以實行。

但很多工作性質還是無法在家工作,例如總機或者秘書。以我們公司來說,就有買軟體給員工,所以員工在家打電話就視同在公司打電話。

陳玲玲:我想可以獨立完成的工作比較適合遠距,但在廣告公司,我們需要比稿,真的是像打仗一樣輸贏立見,需要碰撞激發,需要當場工作,所以我們公司很早就開始回來上班了,因為工作性質沒辦法。我覺得需要團隊工作的產業跟案例,遠距是比較困難。


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