主持人：林意玲（台灣醒報社長）
與談人：陳玲玲（晶晶晶廣告公司總經理）
陳玉芬（藝珂人事顧問公司台灣、韓國總經理）
文字整理：陳是祈
主持人(以下簡稱「問」)：在新冠肺炎疫情下，有許多公司被迫加快進行遠距上班。實施遠距工作其實有很多的條件，對於事業的負責人以及高階主管、中階主管，甚至基層員工，都必須有主觀的心理準備跟客觀的條件。即使疫情趨緩，遠距工作在未來恐怕也會成為流行的工作模式。
過去辦公室都要租豪華漂亮的空間，可能以後錢都省了，冷氣、電費也省了。事實上，早在新冠肺炎之前，一些跨國公司早就在實行異地工作，甚至在不同的時區之下，同時工作。站在人力資源的角度來看，遠距工作要怎麼定義？
遠距工作的定義
陳玉芬：遠距工作不是一個新的概念，只是沒有到非不得已的情況下，不會採用，所以我們會說遠距工作和數位化的加速，該感謝的是新冠肺炎，我相信很多企業主都在思考，以後該如何去節省公司的成本，然後也可以達到同樣的績效。
問：遠距工作比較難克服的是如何聚焦所有人的注意力？如何腦力激盪？這就是為什麼需要大家集中在一個辦公室的目的。如果大家都分散各地，如何讓大家集中注意力？
陳玉芬：對台灣很多中小企業來說非常困難。如果要遠距工作，第一個，設備很重要。不只是用Zoom之類的軟體，可以讓大家看到彼此，還需要很強的資安管理，讓員工在異地工作時，可以進入公司網站並且取得公司的資料。
第二個部分，是要如何重新定義工作。哪些工作必須團體進行？哪些工作可以獨立完成？在原來的工作說明上，要重新去思考，想達到的目的是什麼。如果這兩個沒有辦法做好，只是一味追求流行，還是需要考慮遠距工作是否真有必要？
問：請教陳玲玲總經理，從一位CEO的角度來看，遠距工作的困難是什麼？
如何追蹤成效
陳玲玲：關於遠距工作，有一點很重要必須要思考的，就是要如何追蹤成效。因為員工都看不見，還是要很好的工作成效，所以要先知道對於這位員工，你有什麼期待？你希望他完成的東西是什麼？這件事要非常的清楚。最重要的是，你要他定期回報，完成的時間也要講得很清楚，讓他知道自己要做什麼、什麼時候要完成？
在中間監控的時候，要有定時檢查的時間，例如每天9點或者晚上6點，檢查你這一天做了什麼，有無達成主管期待，所以每一個人的角色和任務必須被交代的非常清楚。如果沒有做好，結果員工在摸魚，或者員工根本也不知道主管的期待是什麼，更不知道交件日期，會造成公司蠻大的浪費。
問：曾聽過一個說法，遠距工作有賴於緊密的同事關係。比如說在同個辦公室裡，去上洗手間或者倒咖啡時，可以有機會互動，了解彼此情緒，看到你臉色不太好，會關心一下昨天睡眠如何，彼此之間會有夥伴的關係。
可是遠距工作的人，彼此不容易互動、不了解，完全是為了工作，就沒有感情的潤滑，這樣會不會影響到彼此的合作，甚至比較容易產生誤會？
遠距工作時的互動
陳玉芬：我認為這只是設備不同罷了。假設以一個小組來看，有組長有組員，各自該做什麼工作，其實可以透過視訊的方式一起達到某個目的。有人說，因為在家工作，其實工作的目標會更明確。如果在公司面對面開會，可能一不小心聊起來，會很難收回話題。
假設說員工都很清楚要做什麼，在各自崗位都可以很優秀，其實遠距工作有了規範，也是可以推行。比如說規定何時開會，開會內容是什麼。我的公司在其他國家，目前都還有公司在做遠距。
比較有趣的部分是，有時在一天的工作中，我們有時會說，現在是運動時間，然後大家一起在螢幕前做運動，這也是一個team building的方法。
團隊工作不一定要在一間辦公室裡，甚至在家時可以彼此分享的東西更多。比如說，在休息時間，可以分享家裡面的一些東西。我想只要公司的規範夠明確，是可以克服的。
問：剛剛玲玲提到「績效管理」，因為遠距工作老闆看不到你，不知道您在摸魚還是在工作。以人力資源的角度來看，有沒有一些方法監督？
評估員工表現
陳玉芬：根據勞基法的規定，第一個就是要打卡，有些公司會有既定的系統，只要登入系統時就可以算卡的時間，或者跟主管報備。也可以早晚都開一個小會，說明今天要做什麼。除了時間管理以外，對於成效管理，就看要怎麼評估，例如說3個月6個月做一個評估，這些評估不一定要面對面。
如果大家已經習慣用連線的方法去談論事情，我相信工作進行會越來越順利。一剛開始，我們要做遠距工作時，面對螢幕講話也覺得很奇怪。我在5月時，做了第一場線上演講，以前演說會直接看到觀眾，但現在只剩下一個螢幕，我想我可能需要再學習。以前可以看到人，馬上可以互動，但現在看不到人，也不知道大家的性格。這樣的一個適應期是需要有的，但是適應以後應該就沒有太大的問題。
問：聽兩位講的情況，不管是績效考評，或者不看幾點上班只看工作成果，這個跟工作外包有什麼不同呢？
與外包的不同
陳玲玲：以工作結果來看，其實也沒有什麼大的差別，但員工跟主管之間還是有一定的信任跟感情，以及對彼此的了解，外包就不會有這麼高的信任度，感情上的建立也沒有比較深厚。
陳玉芬：我想公司不會所有的工作都外包，因為公司會有核心能力或者核心服務，也有所謂的核心員工。大部分會給外包的工作，都是屬於比較非核心的工作。比如說，你可能把IT外包出去，因為公司本身無法培養這類的人才，可能也有人會把人才招募外包出去，因為公司可能沒有足夠的資源去做。
公司要決定某個業務外包或不外包，取決於這個工作是否為核心工作。對公司來說，核心工作不宜外包，因為需要員工去做長期的規劃。
問：最後來談技術性的問題。如果員工大部分都遠距了，是否公司還需要辦公室呢？第二，如果員工在家裡工作，不一定有合適的工作環境和工作倫理。從這方面來看，公司究竟有沒有因為遠距而節省成本？對員工來講，很節省通勤時間，但員工自己是否能預備成為一個好的遠距工作者？
員工設備適合與否
陳玉芬：因為這次疫情來得措手不及，很多事情都要立刻做出決定。第一個挑戰就是員工的設備到底好不好。像我的公司會提供給員工電腦，但剛開始的時候買不到電腦，那員工電腦是否安全？因為用員工電腦來做公司的事情，其實是不安全的。
第二個就是員工的網路連線穩定與否。有些人住在外面但沒有WIFI，無法工作，手機也接收不良。很多公司會提供補助，比如說Google會提供給員工家具的費用，因為員工會需要桌子等設備，來打造可以長期遠距工作的環境。
會不會節省公司原本的成本呢？我認為，也沒有一個公司敢只維持一個小辦公室，然後員工都遠距上班。如果管理得當，大概20%到30%的員工可以在家工作，但是可以輪流，偶爾進來辦公室交流，確實可以省很多費用。
節省公司成本
陳玲玲：聽說蠻多公司發現在家上班的確省了不少費用，所以有些科技公司打算放寬遠距上班，因為可以省下電費和房租，甚至食物供給。但是遠距上班的潮流下，也有人來跟我反應，如果不靠面對面溝通，其實會有一些問題，比如說如果全部用文字溝通，事情會變得越來越複雜，工作量更多，滋生很多旁枝末節，結果反而更辛苦。
無法面對面溝通，改以電話溝通時會發現，有些客戶講話無法聚焦，沒辦法立刻講到重點，所以其實遠距也有它產生的問題，很多人會反映沒效率、增加無謂的工作量等，這些問題我們還在觀望。
問：我有看到一些有趣的小事，說在家工作，一下子小孩跑過來黏著說爸爸陪我玩，或者小狗跑來打擾，或者很容易就到床上躺一下。家裡工作有太多誘惑和不便，你們是否會有這樣的問題？
獨立工作較適合遠距
陳玉芬：以我公司來說，大概有1個月的時間輪流在家工作，但對我來說效率非常好。可能有幾點在家工作時需要注意，就是公私分明。什麼時候該上班，什麼時候該休息，至少上班時要穿戴整齊，營造上班的感覺。不要穿個睡衣就開始上班，萬一要視訊，別人都看到你沒化妝也沒有整理。
我認為比較好的部分是，6點下班後就可以直接去準備晚餐，可能在公司下班後還要摸來摸去，出來就很晚了，還有通勤。也許工作沒作完，可以等吃完飯後，再回來繼續做，不像在公司，可能6點做完不能走，還不能吃飯。我覺得只要自己管理好，就可以實行。
但很多工作性質還是無法在家工作，例如總機或者秘書。以我們公司來說，就有買軟體給員工，所以員工在家打電話就視同在公司打電話。
陳玲玲：我想可以獨立完成的工作比較適合遠距，但在廣告公司，我們需要比稿，真的是像打仗一樣輸贏立見，需要碰撞激發，需要當場工作，所以我們公司很早就開始回來上班了，因為工作性質沒辦法。我覺得需要團隊工作的產業跟案例，遠距是比較困難。