《打造第二大腦實踐手冊》

醒報編輯 2024/03/13 20:24 點閱 1328 次

救星來了!曾因腦傷而短期失憶、腦力退化的提亞戈.佛特,在《打造第二大腦》(Building a Second Brain)教讀者在原有的生理大腦(第一大腦)之外建立「第二大腦」(數位知識庫,可能是檔案、資料夾或雲端硬碟,由你決定),有效率的搜索、組織和同步資訊,當需要時直接搜索,就能調出來用。

《打造第二大腦》問世後暢銷全球,授權二十一種語言版本,廣獲好評之後作者接到成千上萬的感謝,還有實作時的疑問:「第二大腦」到底怎麼分類、如何整理最快?團隊怎麼用最有效?因此……這本實踐版誕生了。

提亞戈透過《打造第二大腦 實踐手冊》更進一步解析建構第二大腦的PARA系統,從每個人的現實需求出發,用最常見的實例一步步示範,幫助每個讀者(以及需要合作、共創內容的伙伴)管理好數位生活中海量繁複的資料。 

花點時間想像一個完美的組織系統。

這個系統能告訴你把數位生活中的每一筆資訊──每一份文件、檔案、筆記、議程、大綱和研究片段──放在哪個確切位置,以及必要時具體到哪裡找到資訊。這樣的系統得要容易建立,而且得更容易維護。畢竟,只有最簡單、最不費力的習慣才能夠持久。

這個系統得既靈活又全面,既能根據你在人生不同季節的需求進行調整,又能讓你在儲存資訊的眾多地方使用它;例如你電腦上的資料夾、雲端儲存平台,或是數位筆記應用程式。

但最重要的是,理想的組織系統能夠直接為你的事業和人生帶來實際好處。它大幅加快你完成專案的速度,實現你心目中最重要的目標。換句話說,這個使你的生活井井有條的終極系統,可以讓你動起來。

這個系統不會在你的道路上設立更多障礙、推遲那些能帶來改變的行動,反而會縮短你和行動的距離,更容易開始與完成。

四個頂層資料夾

你有你的責任領域──工作或生活中需要更廣泛地持續關注的重要部分。其中或許包括:
• 工作職責,例如行銷、人力資源、產品管理、研發、直屬部下或軟體開發。
• 個人責任,例如健康、理財、子女、寫作、車子或房子

然後還有關於你感興趣或正在學習的各種主題的資源,例如:
• 平面設計
• 有機園藝
• 網頁設計
• 日本料理
• 攝影
• 行銷資產

這樣就好了!四個頂層資料夾──專案、領域、資源和檔案庫──各自包含專門用來存放生活中各項特定專案、責任領域、資源和檔案庫的子資料夾。

或許很難相信,你過的這種複雜的現代人類生活,竟然可以濃縮成僅僅四個類別。你也許覺得你要應付的事情遠遠超出這樣一個簡單系統所能涵蓋的範圍。但那正是重點所在:假如你的組織系統跟你的生活一樣複雜,那麼要維護好系統最終會剝奪你享受生活所需的時間與精力。

你用來組織資訊的系統必須簡單到足以讓你騰出注意力,而不是佔走你更多注意力。你的系統必須賦予你時間,而不是奪走時間。

專案目標組織資訊

原本大多數人都在學校學會組織資訊。我們被教導將課堂筆記、講義和學習資料按學科──例如數學、歷史或化學──分門別類。

我們在不知不覺中將同一套方法帶進成人世界,持續按照極其廣泛的主題──例如「行銷」、「心理學」、「業務」或「點子」──來對我們的文件與檔案進行分類。

這種做法對你踏出校園後的職涯一點意義也沒有。職場上沒有課堂、沒有考試、不打分數,也不給文憑。沒有老師告訴你期末考該寫些什麼,因為根本沒有期末考這回事。

不論在工作中或生活上,你確實擁有的是你試著實現的成果。你正在努力推出一款新產品、做出一項關鍵決定,或者達成季度銷售目標。你正在盡最大努力規劃一次有趣的家庭旅行、發表一篇個人文章,或在住家附近找到一間負擔得起的托兒所。

在繁忙的日子裡,當你努力完成這些事情,你絕對沒有時間在「心理學」這樣大而泛泛的類別翻找你六個月前存下來的文章。

為行動組織

與其如同在校期間那樣按照大科目分門別類,我建議你根據此刻正全心投入的專案與目標來組織資訊。

這就是「為行動而組織」的意思,本書將反覆提到這句口號。

好比說,當你坐下來進行一個平面設計的專案,你會需要把案子相關的所有筆記、文件、資產和其他材料集中在同一個地方,供你隨時使用。

這或許顯得理所當然,但我發現大多數人不是這樣做。大多數人往往把專案所需的所有相關材料分散在十幾個不同地方,這表示在開始工作之前,他們得先花上半個小時尋找材料。

該怎麼確保與各個專案或目標相關的所有材料集中在同一地方?你一開始就得這樣來整理資訊。如此一來,你會確切知道應該把每一樣東西放在什麼地方,以及去哪裡找到它們。

如果達成目標所需的所有資訊都在伸手可及的範圍,你離實現目標就近得多了。讓我們來看看,當阻礙夢想的障礙消失不見,你能達到怎樣的成就。

建構PARA指南

你可能以為實行PARA的第一步驟,是精心建立你在這四大類別所需的每一個資料夾,然後將現有檔案一一搬進去。

以前,我會花很多時間陪客戶這麼做,但反覆摸索之後,我發現這恰恰是錯誤的展開方式。創造任何新事物之前,你必須先清掉舊東西。

這一章將為你示範我建議你在任何數位平台採用PARA的三個步驟:
步驟1:封存現有檔案
步驟2:建立專案資料夾
步驟3:視需要建立其他資料夾
我建議你先從單一平台開始,例如電腦裡的文件資料夾,因為它通常是大多數人最陳舊、最龐大的資訊庫。

封存現有檔案

在現實世界中,每一張紙、每一份卷宗、每一個物件都佔據了寶貴空間。因此,你必須決定如何處理每一樣東西,即便最終決定乾脆扔掉。

但是數位世界就不同了。數位物件不佔據任何實體空間;它們佔據的是數位空間,而時至今日,數位空間可謂浩瀚無垠。這意味著你永遠不必真的丟掉任何東西。你可以全部保留。

這或許看似一樁幸事,但其實是個詛咒。

保留所有東西的問題是,它很快就開始消耗一項甚至比實體空間更稀有的資源:你的注意力。你每次看見雜亂無章地散落在電腦桌面、文件資料夾、雲端硬碟或筆記應用程式上的檔案,有部分精力就會被耗損掉。

你或許認為自己大可以關上筆記型電腦,不理它就好。但大腦的一小部分會持續煩惱數位環境的混亂狀態,直到你讓它恢復整整齊齊。從大腦的角度來看,你的資訊環境跟你的實體環境一樣重要,只要環境似乎含混不明並充滿險惡,大腦就放鬆不下來。

建立檔案庫

你確實可以保留一切,但不能把所有東西都放在最佔你注意力的地方。它需要一個地方來妥善保存──一個安全、但在你不需要它的時候可以「眼不見為淨」的地方。

那地方就是檔案庫。不妨把它想像成數位生活的「冰庫」。東西一旦放進去,就會在時光裡「凍結」,保留住你最後放下它的狀態,確保你日後可以再度取用,同時不必繼續為它操心。

我要你做的是:選取文件資料夾中的所有現存檔案、文件、資料夾、筆記等等(可能有數百個、數千個或甚至更多),一股腦地搬進一個名為「檔案庫[今天日期]」的新資料夾。

把這個資料夾想像成一個時空膠囊,它把你此時此刻發生的每件事保存下來,同時把今天以前存下來的內容跟今後存下來的內容區分開來。

然後,把這個新的帶有日期的檔案庫資料夾,放進另一個更大的資料夾,資料夾的名字就叫作「檔案庫」。這個資料夾將是日後所有檔案庫的大本營。

就是這樣!你已經完成了第一步。

建立專案資料夾

現在,你的文件資料夾既已清空,是時候重新開始了。你已創造一面漂亮的空白背板,現在,讓我們添加一點架構來儲存你即將存放進去的新事物。

在第二步中,先建立一個名為「專案」的新資料夾。這將是今後與專案(具有明確目標的短期任務)相關的所有資訊的大本營。在這個新資料夾裡為每一個現行專案建立一個子資料夾,並各自以專案的名稱命名。

我們接下來希望聚焦在專案上,是因為它們是你現在正積極從事的項目。因此,它們當然更可能具有及時性和緊迫性。你可以開始動手把正在使用的任何文件、筆記或檔案挪到適當的專案資料夾,但不必自以為得預先或一口氣完成這個步驟。
舉例來說,在浴室翻修專案上,你可能有:

• 浴室的尺寸資料
• 你打算使用的磁磚花色的照片
• 你談過的幾家承包商給的估價單
• 雀屏中選的標書細節與簽署的合約
• 用來追蹤花費的預算試算表

就算是交給別人執行的專案,仍有大量資訊需要追蹤!(宇欽/輯)

《打造第二大腦實踐手冊》
作者: 提亞戈.佛特
出版社:商業周刊