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出差身心壓力大 做好準備樂趣不少(20180717 CEO論壇- 陳玲玲、陳玉芬)

醒報編輯部 2018/07/17 18:38 點閱 12876 次
出差參加國際性大會,或是參與訓練,有很多文化上的事情要去理解,如果不了解這種文化,你可能就會出醜。(截至網路)
出差參加國際性大會,或是參與訓練,有很多文化上的事情要去理解,如果不了解這種文化,你可能就會出醜。(截至網路)

主持人:林意玲(台灣醒報社長)
與談人:陳玲玲(晶晶晶廣告公司總經理)
陳玉芬(藝珂人事顧問公司台灣、韓國總經理)
文字整理:李蕙庭、毛上仁

主持人(以下簡稱「問」):一般人在公司工作,若是在一個跨國公司,或是跟海外有聯繫,大概都有出差的機會,每次出差旅行的機會時,辦公室的同事總是抱持著羨慕的眼光,認為太好了!又可以出去玩了!

大家總覺得可以拿公司的錢出國,又可以在國外看到很多的風光,所以出差是個人人稱羨的任務。但是如果你需要常常出差,卻會覺得太累了,因為首先你顧不了家,辦公室的事務工作也還要趕上,所以出差其實不見得一件好差事,先請玲玲分享,出差旅行您怎麼看?

提升自我專業度

陳玲玲:說到旅行,我覺得最重要的是能換一個場景,有非常多不同文化的刺激,同時也是非常好的學習。基本上我的出差經驗,是常常需要參加一些國際會議,然後會碰到英國人、法國人、美國人、非洲人…各國的同事,可以跟他們做溝通,我覺得最重要的是學習,那種感受很棒。

因為我們以前有些國際客戶,大概40幾個國家的代表聚在一起,然後會把全世界的行銷、市場狀況做個報告,所以你就會有世界觀,同時我們也會把各國做出來的優良廣告作品放在一個房間,你可以去盡情參觀,這就是學習,也是我參與國際會議的經驗。

問:也請玉芬分享出國旅行有什麼好處,難怪這些出差的人會成為同事們艷羨的對象?

陳玉芬:出差大概分成幾種不同的狀況,第一種比較簡單的就是訓練活動,可能你必須去原廠做一些訓練;第二種,如果你是比較高階的話,可能你會有一個區域性的策略、討論或合作議題,來為明年或下半年做規劃,或是要導入一些新系統、大家共同學習;還有一種就是,你可能要負責洽談那一個國家的合作業務,所以就要定期去視察。

這些不同的目的,當然出差的心情就會不一樣,像是訓練,可能什麼事情都不用做就是訓練,上課認真聽,下課跟其他不同國家的人到當地晃晃,或是去夜市、酒吧喝酒聊聊行情、或是做一些生活經驗交流;策略、規劃的話,通常都是公司比較高階的部分,須藉這個機會去不同的國家看看不同的市場,並評估未來的可行性、發展性。

基本上,我覺得出差還是很有趣的,每次出差回來以後都會有新的感觸,畢竟你在同一個地方做同一件事情太久了,換個地方、換個心情,我相信對人的思考都會有點改變的。

問:歸納兩位提到出差的優點就是你可以提升專業能力,也可以看到這個世界是怎麼運轉的,最好的地方是藉此充電和學習,這是一個非常好的機會,看看外面世界,然後學到很多新事務。

另一個是體會多元文化,離開自己的地方,到一個新的文化環境去學習,大環境常有很多可以學習的,從上飛機之後就可以開始學習了;但是出差旅行也有很多缺點和痛苦,除了要提早作準備,另外在台北的時候,你還可以朝九晚五上班打卡,但是到了國外你有時差問題,上班、開會恐怕都會超時,是這樣嗎?

跨界文化體驗

陳玉芬:是的!因為我們都說出差是24小時在工作,還有對於一些人而言,他們不喜歡搭飛機或住陌生的飯店,那會非常的辛苦,有時差睡不好又要工作,此外,也不是每個地方都很安全。尤其如果你到東南亞的國家出差,一個女孩子其實是挺危險的。

譬如你到越南去,你就要先搞清楚什麼樣的計程車可以搭,雖然看起來每個人都西裝筆挺、看起來是很好的計程車接待員,可是你得留意他要帶你去坐的車,跟你想要坐的車,是不是一樣。這個差別是20萬跟100萬之的差別,如果上錯車,同樣的車程可能就是兩種收費的差異,所以一個人旅行是比較危險的。

還有,有些飛機會誤點,有時候到目的地已經半夜了,我記得有一次我到北京出差,到的時候已經半夜11點,我坐上計程車,那時候外面霧霾很嚴重,是完全看不到道路的,所以那計程車司機載我去哪裡,其實我根本不知道,這樣危險性其實都是蠻高的。

問:沒錯!所以出差本身也不是都是那麼快樂的,不曉得玲玲的經驗是什麼?

陳玲玲:有時候,出差就像是一場各國競賽,開會的時候,各國就要把你上一季做的東西拿出來看,這時候大家其實是在比賽,如果你做得爛,就會看到對方鄙視的眼神,所以國際會議就是一場大比賽,競爭性是非常高的。

有時候還會有一種訓練的課程,但那課程是很「可怕」的,因為他不會給你任何資料,然後請你去做某個品牌明年度的行銷,但是所有資料都欠缺,你自己要去想辦法,馬上去國內找資源用自己的方法做,然後明天同個時間就請你交提案,這是非常困難的挑戰,而且每次題目都不一樣,你根本就沒有時間睡覺。

當然也會有好的地方,你可以認識不同國家的同事,若需要資料的時候可以互相支援,可以建立一些橫向資源,尤其是一起喝酒,以後要資料就會方便很多,有時候他們也會安排一些很好的晚餐,譬如說我們在泰國訓練,就在一艘船上吃著海鮮聽著音樂,安排非常精緻,很值得回憶。所以出差有難的地方、苦的地方、有挑戰,卻都是非常好的回憶。

問:沒錯,出差可不是讓你出去玩的,所以可能在出差前你就要好幾天都睡不了覺,要準備你的提案,而且回來也要做報告,不能直接休息調整時差,要回報成果讓公司和同仁覺得你物超所值、去這趟是有成果的,所以出差本身壓力很大。

各國出差服裝大不同

陳玲玲:出差的時候,你要把開會信件看清楚,他會說第一天是幹什麼、第二天是要做什麼,然後第幾天要穿什麼樣的衣服,他們在服裝上是很講究的,如果沒看清楚,把衣服帶錯了就會很糗。

像我以前跟我下屬一起出差,他全部都帶正式西裝,但其實那天要的服裝是休閒服,我一到現場馬上跟他去買衣服,因為他沒有適當的衣服去那個場合,人家規定的我們需要尊重,所以很多小細節要看清楚,人家安排、規定的你要做到。

問:對!有時候還要你帶著傳統服裝去,展現各地的文化。

陳玉芬:實際上我覺得,出差參加國際性大會,或是參與訓練,有很多文化上的事情要去理解,像一些海島型的國家,他們穿拖鞋開會也可以,如果不了解這種文化,你可能就會出醜,到峇里島開會,老闆要求穿休閒服,你就會看到有人穿短褲、球鞋,這時候如果有人穿西裝,就會顯得格格不入。

所以我覺得旅行,也可以學到很多國際的禮儀或是各種文化的特色,對我來說,我覺得學最多的還是怎麼去點當地好吃的東西,可能不只是大飯店的食物,還包括當地小吃,所以以後如果你自己去旅行時,就會比較有經驗,帶著家人或朋友去這些地方。

要懂得忙裡偷閒

陳玲玲:我以前出差時,通常都會幫自己留半天或者一天的時間旅遊,因為我已經坐這麼久的飛機來了,好歹開完會之後,我可以看這個城市,所以我去的國家蠻多的,但是大部分都是半天或一天的旅遊,讓自己休閒一下。

陳玉芬:不過,這是很資深的人才能夠做到這樣,因為你會發現很多常常出差的人,他只有三個地方可以去,就是機場、飯店、辦公室,然後就回來了,所以他整個腦袋裡面想的就是,我來這邊要做什麼,我的工作還沒做完,回到飯店就開始熬夜工作,然後這樣子就回去了,所以大家就會問他,去了那個國家的哪些地方?很多人就只回答機場、飯店、辦公室。

問:而且有時候同事還會期待,說你出國,怎麼沒有帶一些土產回來?哪有時間買土產啊?

陳玲玲:這個也是要做的,大家會覺得你有幸出差,雖然沒時間在當地買,也能在機場買,可以帶一些禮物回來給同事。當然如果你出差到了一定的程度,幾乎每一個禮拜都要往外跑,大概也沒有人期待你帶什麼土產回來了。所以這就是看每個人對問題的適應,適不適合做出差的工作,或者是偶爾出差的樂趣。

問: 出差旅行會產生很多壓力和帶來快樂的心情,旅行期間也會遇到糗事與趣事,我們請曾經擔任過空中小姐的玉芬,來分享出差前要準備哪些事務以及準備出發搭乘飛機要做的預備?

莫急莫慌出入境

陳玉芬:每個人出國前要準備的事務都不一樣,第一步要思考的是自己護照是否要當地的簽證,因為有些國家不需要簽證,有些國家要簽證。再來是機票,購買機票有很多眉角,有些便宜的機票無法改日期,也有機票規定在期限內一定要使用,過期了無法搭乘,自己要注意以免在轉機時會遇到狀況,通常我會比較希望機票可以有彈性,就是臨時有狀況可以更改,不會沒有機位可以坐的。

你也要對航空公司的流程或航班有所了解,當你在機場內遇到突發狀況,可去找地勤、航空公司或開立機票的旅行社,隨時備用聯繫電話簿非常重要,當遇到飛機延誤、颱風天飛機停駛或者是住宿問題,打電話即有人幫忙解決。

因為我常常旅行,如果看一個人原本都帶很大行李,後來越帶越小,表示他已習慣隨時出差,之前的工作我需經常性出差都用託運行李,公司來了一位老闆,是法國人,他最不喜歡託運行李,原因是老闆帶我出差去北京,因為托運行李延誤,所以為了等我的行李,老闆坐在機場航廈內足足等了一個小時,所以從那次以後,我就從來不去寄放行李,都是想辦法把所有的東西,塞在登機箱內。

後來,我發現放登機行李有很多好處,第一是可以馬上從座位上方拿取行李,下飛機直接辦理通關,時間也可以節省約半小時至1小時,所以幾年訓練下來,我在國際機場出入境走路非常快,出關的速度也變快,自己可以控制時間,因為在某些國家通關檢查程序一耽擱,就會較耗時。

出國行李怎麼帶?

問:而且托運行李內放重要東西卻沒辦法跟著送到,就完蛋了?

陳玉芬:我有一次去坎城開會,行李就沒跟到,學到教訓後,我學會了去歐洲出差一定帶兩個行李,一個託運一個隨身攜帶。重要的一定要隨身帶著。

出國穿搭眉角多

陳玉芬:長期出差經驗讓我學會打包行李,通常我都會帶2雙鞋子,1雙是正式的鞋子,另1雙便鞋,衣服的搭配都是百搭風格、不會皺的,我建議每一位準備出差的人,可把自己的行李整理在一個個帶子裏,別讓大大小小物品、衣服、食物零亂塞進行李內像垃圾袋,或者行李一打開檢查就看到內衣,這樣當下會讓自己很丟臉,行李箱內整理整齊,至少去海關辦理通關,或是在整理自己東西時,可以馬上找到自己的物品。

問:這方面不曉得玲玲有沒有可以補充的?

陳玲玲:我覺得出差時盡量少帶行李,除了很重,背起來也不太方便,我個人都是一件外套、一條牛仔褲,重要場合可以搭西裝或做很多種用途,要考慮到當地天氣,例如到舊金山,他一天可以有三個季節,這時我會建議上半身穿著短袖外面搭長袖,熱了可以脫、冷了可以穿或者是更冷可以添加外套、圍巾,你要有一點混搭時尚穿法,可以幫助自己在國外適應天氣變化。

隨身攜帶醫藥包

之前,我去美國受訓的時候,大概有5-6天都是吃自助餐,到最後一天自己快要瘋了,我的韓國同事則是完全吃不下,寧可喝開水配麵包,因為他想念想著家鄉泡菜,所以碰到這種情況,切記帶幾包泡麵,別讓自己挨餓。還有,出國難免會吃到不習慣的食物或遇到氣候溫差,醫藥包內要放著保護自己的藥品,感冒藥、腸胃藥、維他命都要帶著,以備不時之需。

問:大家可否分享一下出差時遇到的糗事、趣味的事或異國風情?

陳玉芬:遇到事情蠻多的,像搭乘車子司機繞路,記得有一次我出差去韓國,在計程車內眼睜睜看著亂跳表,我就非常的生氣,因為知道司機要騙我的錢,當時就想我該怎麼辦,然後我第一時間就打電話給韓國同事,但我也不敢驚動司機,擔心把我丟在高速公路上,就是讓他知道我在韓國有認識的朋友,到了飯店之後,我就和司機說我不會講韓文請等我一下。

保持清醒遠離危險

我到飯店後就通知櫃台人員,司機騙我錢,請您告訴他,我知道行情是多少錢,因為我是向櫃台人員要求報警,後來司機就親自和我道歉,表示跳錶壞掉,不是故意的。所以當我遇到這種事情,我會先到能確保自己安全的地方。因此出門在外不能當冤大頭,很多事情自己要判斷清楚。

陳玲玲:我的經驗是參加各國會議,最後都會有一些娛樂節目,都別有特色,譬如說北京國劇、上海、廣州表演有明顯地區性差異,看到台灣藝文展演時就覺得很有趣,北京國劇節目讓觀眾感覺是一國之上、真正的中國;台灣表演顯見天真無邪,這讓我看見市場差異化。

陳玉芬:我想在出差途中,有時候也會擦槍走火,男女同事一起出差,玩瘋了,可能會產生戀情或大家一起喝酒精神恍惚,半暈半醒時已搞不清楚自己的所作所為,回台灣後才表示自己被性騷擾,或者是主管有不合適的行為,所以出國在外別陷入大家一起瘋狂聚會,而忽略了自身安全。

性騷擾跟調情有差別

因為每一個人或每個國家的人認知不同,譬如像:外國人比較開放,和你見面時打招呼是親吻你,對方認為是很基本的禮儀,瑞士、法國會有這種習慣,也有些外國人士和你聊天,雙方很開心後就會主動的勾肩搭背,對方覺得沒什麼;但你反而想控訴他性騷擾,所以出門在外也要小心不同國際上的文化,跟自己行為上可能造成別人的誤會,有很多例子是這樣子的。

陳玲玲:我曾經出差去布拉格拍片,大導演帶我們去巷內買畫家的畫、到當地喝好酒,所以當你出差時遇到識途老馬,就會吃到好吃的食物,買到便宜又棒的商品。舉例去香港,大家會相約去吃葡萄牙菜,品嚐美味螃蟹,很多同事會提供不錯的口袋名單旅遊知識,這些事情都讓出差變有趣也產生蠻多樂趣。

問:你在國外出差公司可能有時候會被理解成你都不聯絡、收不到信件,造成公司與你人在外面的誤會,因為國外狀況畢竟不比國內那麼方便,不曉得有碰過這方面的情況嗎?

陳玉芬:其實現今通訊非常發達,老實說公司不太會找不到人,只有時差,這樣可能性不高,因為隨身的WI-FI、國際漫遊,都可以隨時聯絡或電郵寫信,我個人覺得要發生這樣誤會比較少。但是畢竟一個人出門在外,也是希望家人、同事安心,所以我看過有家庭的同事,每個晚上九點就會打電話給孩子,報平安或者講講小故事。

體諒同仁出差辛苦

有些男同事也是透過電話關心孩子,讓小孩感覺自己還在身邊,沒有出國。所以越來越多長期出差旅行的人,要維持自己生活品質與生活要求,其實是要付出更多心力,所以公司集體出差時,若看到同事在吃飯時間跑去打電話給家人,大部份公司或夥伴們都覺得OK的。

主持人:出差有很多的樂趣和壓力,在國際村的時代,全世界都是我們的辦公室,要注意出國在外會遇到可能發生的事情,一切安全至上。謝謝兩位專家接受訪談。


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