《德國人沒那麼愛工作》

醒報編輯 2022/05/05 20:25 點閱 2255 次

邁世勒是擁有近三百五十年歷史的德國老字號銀行,而本書作者隅田貫,是該銀行的第一位日本員工,他回憶自己剛到德國工作時,有回順手幫祕書拿信,本以為會得到一句「謝謝」,沒想到祕書卻說:「這是我的工作,你越權了。」還有一回,因為事情緊急,他指派部屬一個臨時任務,對方卻冷漠的說:「我沒時間,我要下班了。」他當場傻眼。

他不禁好奇,一個對人如此冷漠、對下班時間斤斤計較的國家,為何能從二次世界大戰的戰敗國,迅速成為擁有賓士、BMW、萊卡相機、雙人牌刀具等多個世界知名品牌的製造大國?

於是他觀察日德企業文化本質與其差異,發現德國人高效率的思維。現任日德產業協會特別顧問的他,致力於活用長達20年的德國工作經驗,成為日、德兩國經濟人的橋梁。

這是我在德國工作時發生的故事。

不小心越權工作

有一次,我把寄到公司信箱的郵件拿進辦公室。因為當中有寄給我的信件,所以我順便把其他郵件拿給祕書,並說了句「這個送來囉」,就放在她的桌上。

原本以為祕書會面帶微笑的對我說「謝謝你」,沒想到她卻生氣的對我說:「這應該是我的工作,而不是你的。」對祕書來說,「拿郵件後分發給所有人」是她的分內業務之一,其他人未經許可做了那個工作,就是越權行為。

當時我很慌張,雖然試圖解釋「抱歉,因為有我的郵件,所以我就順便拿上來」,但因為很難用德語表現「順便」這個詞彙的微妙涵義,結果就只好低頭道歉。這在日本是必然會被感謝的情況,但只要換個地方,就變成不能做的行為。

阻礙全體提升效率

在此,我並不是要告訴你兩個國家的習慣差異。我想說的是:為了提高生產力,明確的區分工作內容很重要。

日本跟德國一樣,多半會設立負責管理郵件的部門。不過,有時並不清楚是由該部門的哪位員工負責哪項業務。或許是由新人負責,但新人沒空時,應該由其他人來代理……在日本,有很多類似這種無明確決定是由誰負責的業務。像是有些公司是由新人負責影印,也有些公司是由主管自己來做。

如此鬆散決定的業務內容,在某種意義上雖然也可說是有效率,但像這樣,大家一起負責一項業務,最後不僅增加了每個人手上的工作量,以結果而言,有可能阻礙全體提升效率。

團隊生產力受影響

又例如,手腳慢的部屬A來不及完成負責的工作,於是你命令動作快的B來做:「去幫忙做那傢伙的工作!」這對B來說,就是增加了他的工作量。

「團隊的工作本來就應該大家互相協助」、「這對B來說也是磨練技能的好機會」,或許有人會這麼想,但A會這樣保持工作慢吞吞的狀態,得有人一直協助他,導致無法提高團隊的生產力。

在一開始,只指派符合A的能力的工作量給他?還是即使耗費時間,也要讓A執行到最後?或是增加團隊成員的人數?像這樣思考各種對策後採取行動,不給A以外的部屬增加工作負擔,才更能提升全體的速度。

個人責任確實區分

根據我在德國公司的經驗,在這種狀況下,其他人不可能會無條件的伸出援手。或許你會覺得德國人很冷淡,但正因為個人責任確實區分,才能做好自己的工作。

「那是我的工作嗎?」最近有越來越多年輕人會這樣問主管,結果就被罵了一頓,但或許在某些狀況下,這麼問才是正確的。不把「為了團隊」、「為了增加部屬的經驗」當理由,主管必須為了進度不延遲,明確的分派工作。當然,要是團隊全體成員的進度都延遲了,主管就要負責領導眾人、採取對策。

清楚區分每個人的工作,有時可能顯得不夠彈性,但若盡可能不增加每個人手上的工作量,就可以提高生產力。清楚區分工作內容,或許相當考驗主管的管理能力。不過,只要明確決定好,就能讓整體工作有所進展。

法律規定要休假

德國人的一年,是從思考「何時開始休長假」這件事開始的──這句話絕不誇張。為了讓部屬能毫無顧慮的休長假而調整大家的行程,是主管的職責之一。德語「Urlaub」的意思是「假期」,自從我開始在德國生活後,就經常聽見這個單字。

德國《聯邦休假法》規定,雇主有義務讓員工每年至少休24天有薪假,許多企業甚至提供30天。「新人很難請有薪假」的氛圍,在德國是完全沒有的。德國人認為,既然法律都規定了,無論任何人都有行使的權利。大部分德國人會在夏天請假二至四週、冬天請假一至二週,安排全家出國旅遊。有薪假使用完畢,就是德國人的作風。

德國人平時不太花錢,為了假期花錢卻一點都不手軟。德國人的海外旅遊人口在世界數一數二,他們會走訪加納利群島(Canary Islands,一個西班牙的群島)、克里特島(Crete,希臘第一大島),或義大利、西班牙等國的地中海沿岸地區,以及非洲等旅遊地,悠閒的度過假期。

堅持休假時不做事

似乎是因為德國屬於較寒冷的國家,所以德國人喜歡到溫暖的地方度假。且比起在好幾個國家的觀光景點走馬看花,他們更喜歡在同一個地方待上二至三週,從事健行、騎自行車之類的活動。

休假時,工作雖然會交接給其他同事代理,但有時也難免碰到只有負責人才能處理的工作。在德國,在這種情況下,只能等負責人休假結束後處理。即使打手機和負責人取得聯繫,對方也不會接聽電話;就算寄電子郵件,也只會收到自動回覆的郵件,上頭寫著:「抱歉,目前休假中。」

至於在日本,即使負責人正在休假,只要用手機或電子郵件聯絡,多數都還是會接聽或回覆。假使休假期間無法取得聯繫,因為假期最長只有一週左右,所以等待並不算是一件痛苦的事。不過在德國,可是要等二至三週。

公司仍能正常運作

我一開始對此感到疑惑,但自從習慣後改變了想法,認為「這個世界上幾乎沒有『無論如何都得馬上處理』的工作」。看似「這要是不趕緊處理可就糟了」的工作,其實即使往後推延一週左右,多半也來得及處理好。

在德國經營麵包店等商家的人,也經常休長假。如果在日本,店主很容易會覺得「要是長期休業,客人會跑掉」,但德國的店主完全不在意這種事。顧客也是如此,他們會在該店休業期間去其他麵包店消費,等到店主回來開店,顧客又會回到原本的店家買麵包。

企業經營者、醫師也一樣,有時他們會休假三週。或許你認為經營者長期休假,會讓公司無法運作,但沒這回事。日本也是如此,老闆不一定常待在公司,只要有優秀的員工待命,企業就可以正常運行。即使自己不在,公司也能正常運作,也是經營者的職責所在。

只要事先處理好交接

說到底,就算你不在,工作也是可以運作的。例如有人因為事故、疾病而長期住院,身邊的同事都會協助處理工作來填補那個空缺,事情總會解決的。原本應該參與重要商談的員工病倒了,也一定會有人代理出席。既然危機時刻都能度過了,請假時只要事先處理好交接事宜,其實不會有問題。

有時,我們難免也會發生「工作無法在休假開始之前完成」的狀況。若在日本,或許人們會延後假期,但在德國,人們即使還有工作沒做完,依然會直接休假。剩下的工作由身邊的人協助,或由本人休完假回來後再處理。儘管如此,身邊的人都不會有一句怨言,或許是因為他們認為,「自己也會休長假」的緣故。
(興韻/輯)

《德國人沒那麼愛工作》
作者: 隅田貫(日德產業協會特別顧問)
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