《企業危機化解手冊》

醒報編輯 2022/02/23 21:25 點閱 3043 次

再多的預防措施,都不可能防止所有想得到的危機、醜聞或緊急事件,但我們可以提前做好準備,迎戰所有可能損害個人、組織與企業的危機狀況,來即時止損、減少衝擊、穩住人心,並盡快擺脫陰霾、重回正軌。

作者從疫情開始講起,以30年經驗總結出危機管理的10大原則與101條忠告,並透過亞馬遜、Apple、歐盟、迪士尼、星巴克、特斯拉等企業遭遇到的危機實例,告訴你在遇到產品瑕疵、長官失言、代言人醜聞、供應短缺、機密文件外流、內部弊端、突發天災等上百種危機情境時,如何備妥應變計畫,在危機爆發時快速反應、掌握事實。

對許多人而言,經歷這場Covid-19疫情就像坐上雲霄飛車,峰迴路轉、起伏不定,期間某些國家的疫情不只一次看似趨緩,但終究還是反彈回升,甚至屢創高峰。這場疫情危機還同時帶來財務、IT、人力資源等方面的危急狀況,而大大小小的企業和組織無一做好準備。

新冠疫情危機

不僅如此,許多人拒絕遵守公衛和醫療專家的建議,包括維持社交距離、戴口罩、避免群聚、接受完整疫苗接種,有如為這場危機火上添油,致使全球遲遲不見危機落幕的跡象。對照我在接下來的篇幅中所探討的上百個危機案例,這場危機與許多實例之間存在諸多共通之處:

●毫無預警地突然發生。●沒人做好充分準備或受過相關訓練。●即便企業早已制定危機應變計畫,但真正體會到需要全方位的應急計畫來處理眼前的危機時,往往為時已晚。●人們盡可能以當下最理想的方式應對危機,速度雖快,但仍顯得左支右絀。●尋求專家協助,詢問因應措施、實施時間、實行方式。

非史上首見

各國政府對這場疫情和其他公衛緊急狀況(例如小兒痲痺和愛滋病)的處置,時常依循一個類似且令人失望的模式:刻意忽略、拒絕正視、希望情況逐漸好轉,最後意識到危機非同小可,才倉促應對,亡羊補牢。

在企業界,有些公司採取觀望的態度,僅被動跟隨政府的政策,或先觀察競爭對手的動態,才決定如何應對;不過也有企業和組織積極應對,在第一時間就採取行動。這場病毒危機為我們上了重要的一課,其帶給我們的啟發包括:

●擬定計畫很重要,且需事前測試計畫成效。●留意初期警訊。●備妥充足的合適資源。●儘速反應。●告知真相。●準確評估危機的衝擊。●借鏡他人經驗。●忠於事實。●設定切合實際的期限。

許多企業迷失方向

私人公司大多未曾處理過危機,而且肯定從未遇過新冠肺炎這樣的困境。回顧這場危機爆發至今的進展,可發現許多企業和組織顯然早已迷失方向,手足無措。

危機演變的腳步從不停歇,企業隨時都有可能在危機管理上,犯下很快就會後悔的錯誤。萬一疫情持續下去,病毒演變成更致命、傳染力更強的變種,或你所居住的地區或國家遭遇更加嚴峻的疫情考驗,以下另外提供幾點建議,期能協助你避免鑄下大錯:

展現同理心 多溝通

●切勿透過語言或行為加油添醋,加深他人對傳染病的焦慮、恐懼或不安。一言一行都應該盡可能強化人們面對逆勢的信心,並提供準確的資訊。●展現同理心,理解他人的想法或感受。●從值得信賴的資訊來源獲取危機相關事實。●關注病毒的相關消息和最新發展。持續注意新冠肺炎對公司營運各個層面的衝擊,包括員工、銷售、庫存、顧客。

●別轉傳謠言、臆測或值得存疑的社群媒體貼文。與他人分享資訊和警示消息時,務必一併附上消息來源。●多溝通。讓他人清楚了解危機為你的公司或組織造成什麼影響,以及你現階段或日後會祭出哪些因應措施。以身作則,積極扮演可靠資訊來源的角色,明確說明傳染病對事業的衝擊。

●資訊透明化。針對病毒所帶來的影響,主動公布及傳播最新消息及重點資訊。如果情況允許,可開設全天候的電話專線,另闢管道回應客戶、投資人或社會大眾的疑問或疑慮。●別企圖掩蓋或粉飾壞消息。要記得,社會大眾可以從各種管道得知企業的相關消息(當然也可能取得不正確的資訊)。

務必說真話

●務必說真話,不管真相多殘酷,都別說謊。否則,你的個人信譽,乃至他人對貴組織的信賴,都將因而受損。●如果你已制定危機應變計畫,請確實執行並定期測試及更新,以根據最新狀況對症下藥。

●如果你沒有任何計畫,請立即著手擬定。讓大眾知道你有計畫可以因應傳染病或其他危機,這可協助你建立信心,確定自己能以合邏輯的方式,井然有序且有系統地處理問題。

尋求需要的協助

●尋求需要的協助。危機時期不是自由發揮的時候。如果你的危機管理計畫中,有哪些地方需要他人協助執行,請立即尋找完成工作所需的專業人才,以適切的方式完成工作。

●超前部署。針對病毒可能對公司帶來的影響,預想最糟糕的情況,並據以規劃後續的因應措施,包括危機解除之後,公司要如何恢復原有的成長動能。●別一廂情願地認定新冠肺炎危機很快就會結束,眼前可能會是一條顛簸難行的漫漫長路。

解僱的方式和時機

疫情不僅快速改變了人們工作的方式和場所,企業解僱員工的方式和時機也因而有了變化。危機對員工、顧問人員和獨立承包商難免產生衝擊,而拜電子郵件、Zoom和其他網路視訊工具所賜,各種壞消息隨時能突破地理位置的限制,傳到當事人耳裡。

然而,告知壞消息時,企業代表方應留意表達的內容和方式。請謹記以下在危機期間的溝通原則:●記得說明背景脈絡。將艱困的決策放在大環境的脈絡下解釋,指出其他公司和組織也不得不面對同樣艱難的抉擇。

●展現同理心和憐憫之情。設身處地,體會員工遭解僱的感受。如果換成你是電子郵件的收件人,或是坐在視訊會議另一端的螢幕前,你會希望上司告訴你什麼消息?建議你在按下「傳送」按鈕或撥打電話前,先寫下準備要說的話,並讀給你信任的同事、好友或家人聽,參考他們的意見和想法。

說者無心,聽者有意

●說者無心,聽者有意。在這艱困的時刻遭公司開除或許不算完全意料之外,但當事人聽到壞消息後,依然很難釋懷。你所傳遞的訊息聽在對方耳裡,可能會產生不同的理解,而且適逢危機當下,你捎來的解僱噩耗可能會使對方的處境雪上加霜,更加煎熬。

●你說話的對象不只一人。你所說的內容和表達方式可能會傳到當事人的朋友、家人、同事、鄰居耳裡,甚至登上社群媒體或新聞傳媒的版面。●可以的話,盡量帶給人希望。在適當的情況下,盡可能讓人覺得或許在危機平息之後,所有遭解僱的員工都能重新回到崗位。但如果連這樣的希望都很渺茫,也別給人錯誤的期待。誠實永遠是最上策。

放眼未來 超前部署

儘管全世界仍在努力對抗新冠肺炎,這場危機所造成的衝擊至今也還餘波盪漾,但企業和組織未雨綢繆,做好迎接下一場危機的準備,永遠不嫌早。回顧人類歷史,危機總是一個接著一個發生,永無止盡。越早準備就緒越好。

本書適合董事會、執行長、資深員工、企業溝通專家、人力資源經理和法務團隊,甚至是事件爆發當下需知道怎麼緊急應變的基層員工,都能從中受益,了解萬一發生危機或突發狀況,應採取哪些行動和作為。

有些情況可能無傷大雅,大不了就是短時間內深感困窘;有些情形則會造成長期傷害,甚至威脅到組織的存續。不管是遭遇哪種危機、為時多久,你都必須做好準備,以謀略、效率和成效兼備的方式謹慎應對。

須釐清事實

本書奠基於以下幾個主要事實:比起親身經歷任何困境,從別人的經驗中學習總是輕鬆、快速多了──即便是親身經歷,往往也只能事後悔悟,坦承早該做好哪些準備。重點不在於企業是否會遭逢危機;危機必然降臨,發生的時間、地點、嚴重程度,以及應變方式才是關鍵。

組織大多欠缺面對危機所需的知識、技術或資源,或無法從衝擊中復原。他們通常沒有應變計畫,即便事前有所規劃,也不會實際測試,確認計畫能否有效回應實際狀況。癡心妄想、寄託好運、推延處理、拒絕接受、妨礙溝通,這些都不是處理或防範危機的有效策略。這麼做通常只會讓事態惡化,無濟於事。

危機不會只爆發於特定國家、產業或領域,也不會選特定的日子或時間發生。任何公司、組織或知名人物隨時都可能遇上危機。你可能需要明確的能力和資源(例如管理、行銷、廣告、法務、人資、公共關係、資訊技術),以利度過危機。根據不同情況,你可能需要向第一線人員、執法單位、醫療院所、金融專家、專業顧問或政府單位尋求援助。
(興韻/輯)

《企業危機化解手冊》
作者: 愛德華.席格
出版社:日出出版

其他書訊:
《與教宗對話》
作者: 教宗方濟各, 思科卡拉比
出版社:啟示

教宗方濟各在阿根廷首都當總主教時,與他的好友──猶太教精神導師思科卡──定期聚會。他們每次會面都會暢談一個主題,數年來,兩人就當代社會所面臨的困境與挑戰,做了一系列廣泛而深入的探討。

兩人從靈性談到世俗、從天上講到人間,涵蓋了各種熱門、甚至敏感的議題,例如:無神論、宗教的本質、墮胎、安樂死、同性婚姻、老人問題、假慈善、貧窮與資本主義、金錢與政治……等等。

書中除了對議題的深入探討,也處處流露出教宗的幽默與親和,兩人回憶起祖國一路走來的艱辛民主道路,更會讓心繫台灣政治發展的人心有戚戚焉。

《吳景超日記》
作者: 吳景超
出版社:新銳文創

中日八年抗戰結束,飢民隨處可見,人們靠吃野草、泥土維生,因為營養不足而餓斃的人數節節上升。政府組織救濟工作隊,派發麵粉、奶粉、衣鞋、醫藥等物資給災民,索求的人多,僧多粥少,但卻有徇私枉法、貪吞資源的官員存在,無法取得維生物資的百姓,倒臥在路邊,手上仍捧著乞討的碗……

吳景超於一九四六年五月十四日至九月四日查看貴州、廣西、湖南、廣東、江西五省飢荒與救災情形,沿路所見所聞構成這本日記。他以社會學的角度進行實地調查,對於戰後人民的生活進行記錄與研究,並以樸實的文字,記錄民間最真實的面貌。

《簡單好味道!就愛煲粥》
作者: 薩巴蒂娜
出版社:繪虹企業

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