拜資通訊科技的日新月異與全球化發展之賜,企業的疆界變得越來越模糊,工作團隊的虛擬化應運而生。根據一項人力資源管理協會的調查,超過六成的國際企業使用虛擬團隊 (virtual teams),而八成的企業認為此比例還會增加。
不僅企業如此,大學、醫院、政府、非營利組織都藉由新興的資通訊科技而採用虛擬團隊的工作方式。例如,透過視訊會議,不同地區的醫生可以根據電腦斷層影像討論病人醫治方式,而大學教授可以跨國討論合作研究計畫的進展。
由於虛擬團隊應用增加,過去十年來已經累積不少實證研究。這些實證研究的發現與其管理意涵,有助於管理者藉由嚴謹的實證研究結果而得到更有精確的知識與智慧,來提升虛擬團隊的成效。
慎選團隊人才
虛擬團隊成員的特質影響團隊運作。擁有良好人際關係,傾向團隊工作,心態開放性程度高,以及具備團隊互補性技能者,較能在虛擬團隊中勝任工作。值得他人信賴也是一項重要的人格特質,在無法面對面的虛擬工作環境中尤其重要。因為這種特質可以增加虛擬關係中的信任度,在人才甄選的過程,管理者可借助多重甄選工具來選出適合虛擬團隊的工作者,將有助於團隊的運作。
有效的團隊訓練可以協助成員培養溝通、協商、衝突解決等團隊合作所需能力,組織可以利用工作坊的方式來進行團隊訓練。例如,萊雅公司有目的性地運用團隊訓練來提升銷售團隊成員的合作能力與執行力,而表現優秀的成員日後被擢升為高階主管,更加認同其公司。
落實績效考核
在團隊工作設計上,增加任務的相依性(task interdependence)可以提高虛擬團隊的表現。此外,增加以衡量團隊績效的考核項目,並善用團隊獎勵制度,如團隊績效獎金、分紅或生產力分享制度來鼓勵虛擬團隊成員為團隊目標而努力合作。許多實證研究顯示,結合團隊獎勵與員工參與決策的制度不僅提升個人績效,也增加組織績效。
領導在虛擬團隊的運作過程中扮演重要的角色。團隊領導人首重設訂團隊的使命與目標,並清楚將目標與角色期望溝通給每一位團隊成員。同時,團隊領導人需要培養成員必要的技能與觀念,提供績效回饋,並協助他們解決問題。由於成員在不同地方工作,領導人應善用有效的資通訊科技,創造一個虛擬實境的面對面溝通環境。除此之外,年中定期與團隊成員聚會以便更加了解其成員,培養感情。