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《簡報女王的故事力!矽谷最有說服力的不敗簡報聖經》

醒報編輯部 2020/05/12 08:43 點閱 2656 次

簡報是與人連結的最強溝通工具,前提是能運用情感訴求與數據佐證,再加入切合的故事,讓人一聽就懂,甚至永生難忘。
 
當你有個好點子想分享、當管理者想推進組織改革、當新創者想讓投資人一擲千金,簡報就是最好的救贖,這本書給任何想改變現狀、改變遊戲規則的人。

運用與人連結的9種共鳴法則15大經典案例,不管訴說對象是小朋友或風險投資專家,只要掌握本書技巧,跟誰簡報都能成功。

講者的職責是讓觀眾「看」清楚想法。如果你的想法很出色,想法就會被注意到。

不引人注目,是說服力最大的敵人。

引人注目才是優勢

你可以從相反的例子,如保護色,學到吸引力這件事。保護色的目的是融入環境,降低「被注意」的機率。溝通者什麼時機才適合融入環境呢?答案是永遠不要。你越希望想法被採納,簡報越要突出。如果某想法與環境融為一體,想法的清晰度和採納的機會就隨之下降。你不能要求觀眾對不清楚的選項做出決定。

不要融入環境。反之,你應該與周遭環境有所對比。你必須突出、與眾不同,想法才能吸引別人注意。沒有人與生俱來吸引力。這種力量來自於,在背景的襯托中能夠多突出。如果你和大學哥兒們一起去打獵,卻不想被誤認為獵物時,一般會建議你穿安全的橘色。因為樹林裡沒有那種顏色,在這種環境中你會特別顯眼。

讓自己脫穎而出

以溝通來說,在「環境」中突出,意味著在競爭對手間脫穎而出,甚至與自身組織形成鮮明的對比。如果希望觀眾全神貫注,你必須秀出自己的想法與現有的期望、信念、感覺或態度有何不同。當然,符合舊有的框架,比起與眾不同更顯得脆弱、感覺也安全得多。但是,藏身於汪洋中,既做不成大事,也解決不了大問題。

在平淡的組織中,背後穿著橘色標靶跑來跑去,確實有點可怕。這麼做不但有風險,在朋友和敵人間與眾不同也需要勇氣。但是,突出你的訊息非常重要,否則沒人記得住。

你不一定非要反對當前的訊息和內容,但卻一定要將它們從單調、傳統的溝通方式中提升起來。找出對比的機會,然後用這些對比創造出迷人之處與熱情。這也是為什麼現在大大小小的簡報都很無聊,因為沒發生什麼有趣的事情。沒有對比,觀眾就顯得興趣缺缺。

簡報先注入人性

想要脫穎而出,就要保有真自我。儘管觀眾由人組成,我們卻常剝奪簡報的人性。許多公司要求員工把毫無意義的文字拼湊在一起,再依投影順序講出這些話,好像自動播放器一樣。我們的文化常規會讓講者藏身於幻燈片後面,彷彿這才是老練的溝通形式。

請看右邊的投影片,這些都是拿現實中的簡報內容當例子。每一張投影片中的句子皆毫無意義。然而,簡報的目的卻是為了吸引並引誘客戶購買產品或服務。真是用錯餌了。

講者認為自己可以藏身在一堆術語後面,但其實觀眾真正想在簡報中看到的,是人與人之間的連結。目前來說,最人性化、最透明、最能產生關連的溝通形式,是兩個人有共同的信念,並根據這樣的信念建立起連結。簡報是產生連結最理想的機會,因為這是人們少數親自參與的互動之一。

深層的連結,是優秀簡報脫穎而出的關鍵。建立連結是一門藝術,如果做得夠好,結果可能很驚人。

不吝分享情感

保有人性並且勇於冒險,是一切創意成果的基礎。敢冒險,表示你願意探索直覺告訴你可能成功的事,而不光用頭腦判斷就決定放棄。這是孕育創造力與人性的最佳狀態。不幸的是,許多文化並不鼓勵冒險,加上許多工作場所限制人與人之間的連結。

「保持真自我意味著表達與分享情感。大多數很會講故事的人,主要的動機是『我希望你感受我所感受的』。有效的故事敘述會想辦法做到這件事。這就是訊息如何與體驗結合,並讓人難以忘懷的原因。」——彼得•古伯(Peter Guber)

喋喋不休的話術,讓溝通不冷不熱,雖然執行起來很簡單,但是簡單不代表最好。

這些取自真實簡報的句子,共同點是沒有人味。講者不去挖掘人性,只想躲在訊息後面讓任務相對比較容易完成而已。

你不是簡報中的英雄

當你試著用簡報跟其他人建立連結的時候,務必記得一件事:你不是主角。觀眾很討厭講者傲慢與自我中心。這跟你去參加派對,結果被一個可怕、自我中心、自以為什麼都懂的傢伙逼到絕境的感覺很像。

他只會聊自己的興趣,聊他有多厲害、他有多行,你暗想著:「真是個討厭鬼」,一邊想盡辦法逃離他身邊。為什麼會這樣呢?因為對話沒有納入你、你的想法和觀點。自我中心的人無法跟人產生連結。沒人想跟這種人約會、共事,或聽他做簡報。那麼為什麼這麼多充滿自我中心的簡報內容?

大部分講者都以自己相關的事做為開頭。簡報前面的某部分,都是這類令人害怕的「我是主角」投影片,看起來通常跟右方的投影片差不多。

讓觀眾產生共鳴

讓觀眾認識你和公司的確重要,但有其他方式能夠傳遞這些資訊(例如發講義),所以你可以一開始先把重心放在觀眾身上,並且以觀眾的頻率而非你的頻率,讓你的簡報與他們產生共鳴。

身為講者,你不免心想自己產品或目的應該是觀眾心中最重要的事。你甚至可能自覺:「我是他們的英雄,我來這裡拯救他們免於無助與無知。如果他們知道我所知道的,這個世界就會變得更好了。」如果你現身然後喋喋不休的聊自己的事、你的產品、協同優勢等等,你就會變成派對上那個自我中心、自以為什麼都懂的傢伙,只害得觀眾想逃走。

反之,你應該對觀眾的需求抱持著謙遜與尊重的態度。先從雙方共同理解之處開始做簡報。觀眾才應該是主角。

自我為主的呈現法

公司簡介
•公司歷史
•市值
•公司員工及地點
•公司產品與服務
•產品(服務)簡介
•運作流程
•競爭優勢
•(理想上)呼籲對方採取行動(Call to Action, CTA)

簡報的不良範例

XYZ私募企業
•1988年成立於阿拉斯加州的安克雷奇市
•投資以下公司:
‧提供專業資訊科技服務
‧提供卓越的技術和與專案管理專業
‧以系統和(或)應用軟體整合者提供複雜數據和訊息管理解決方案
‧年均營業額:5150萬美元

XYZ 公司軟體
•1984年成立
•公司總部:加州舊金山市
•綜合財產保險軟體與服務
•主打替代性風險(Alternative Risk)和個人保險市場
•風險管理解決方案的公認領導者
•逾百位美加客戶

觀眾才是主角

你必須尊重你的觀眾,因為他們如果不投入、不相信你的訊息,你就是輸家。沒有他們的協助,你的想法根本不會成功。

你不是拯救觀眾的英雄,反之,觀眾才是你的英雄。

美國編劇暨製片人查德哈吉(Chad Hodge)在《哈佛商業評論》中指出,我們應該「協助人們把自己看成故事中的英雄,不管情節是打敗壞人或是達成什麼了不起的商業目標。

每個人都想成為閃耀的明星,或至少覺得某故事就是向他傳達訊息,或者講述他的故事。」企業領導者需要牢記這件事,把觀眾群中的人們擺在行動的中心,讓他們覺得這個簡報就是針對自己發表的。

你在做簡報的時候,請避免擺出「我是主角」的傲慢態度,而應該採取「他們才是主角」的謙遜立場。記得,你和公司成功與否要靠他們,不是他們靠你。你需要他們。

把自己當導師

所以,你的角色是什麼?你是導師(mentor)的角色。你是《星球大戰》(Star Wars)的尤達,不是天行者路克。觀眾得做吃力的工作,才能協助你達成你的目標。你只是在路程中協助他們脫困的一個聲音而已。

「導師」通常被刻劃為電影《駭客任務》(The Matrix)中先知,甚至是《小子難纏》(The Karate Kid)中師父的角色。身為導師,你的角色是給予英雄指引、信心、洞察力、建議、訓練,甚至是神奇禮物,好讓他克服自己最初的恐懼,與你邁上新的旅程。

把心態從認為自己是英雄,改成認知自己是導師的角色,你的觀點將隨之改變。你的出發點將轉為謙遜,變成觀眾幕僚的立場。導師本質上是無私的,願意犧牲奉獻,好讓英雄得到獎勵。

大部分的導師過去都曾是英雄。他們經驗老到,足以指導他人自身在人生路上學到的特殊工具或力量。導師已踏上英雄之路不只一次,所以學到了一身功夫,可以傳授給英雄。

擁有智慧和謙遜

當你站出來做簡報的時候,你可能是場中知識最豐富的人,但你願意以智慧和謙遜來行使知識嗎?簡報不是拿來證明自己有多了不起的機會,而是應該讓觀眾結束離開時說:「哇,能花時間聽某某某(在這邊放入你的名字)講這一場真是太有福了。我現在有了過去沒有的洞察力和工具,可以幫助我成功。」

從英雄到導師的立場轉變,能讓你心懷謙遜,並有助於你從新的角度看事情。觀眾的洞察力和共鳴只有在講者態度謙遜時才會發生。

《簡報女王的故事力!矽谷最有說服力的不敗簡報聖經》簡介
作者:南西.杜爾特
譯者:毛佩琦
出版社:商業週刊
出版日期:2020/03/12


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