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(企管短論)溝通與互信 企業專案管理之道(韓志翔)

韓志翔 2019/03/13 16:08 點閱 4538 次

專案管理是許多企業所常用的一種營運模式,通常藉由矩陣式組織架構來進行專案管理。如果運作的順暢,矩陣式組織可以發揮一些優點,包括彈性、功能部門的資源共享、減少事業部組織的人力重複配置、降低人事成本等。

然而,許多採用矩陣式組織的企業在實際運作上也發現效果不如預期,如跨部門的會議增加、人際間的衝突、決策緩慢、缺乏當責精神(accoutability)、歸屬感等常見問題。

跨區溝通影響團隊

在矩陣式組織中,團隊組成份子大都來自跨功能部門、跨地區、或跨國籍的人員。由於個別團隊成員的功能性目標與觀點不同、個性以及文化差異等因素,專案經理在管理上會面臨團隊領導、溝通與協調上的問題。

在筆者最近輔導的案例,即因為來自不同地域、國籍與功能部門的專案團隊成員,各有其領域的堅持,甚至各自為政,缺乏有效的溝通以及相互了解與尊重,而導致決策流程緩慢,最後標案被競爭對手奪得。

當前許多企業都處在一個多變 (volatile)、不確定 (uncertain)、複雜 (complex)、以及模糊 (ambiguous) 的經營環境中,企業必須快速地回應詭譎多變的環境衝擊,因此企業所關心是如何建立一個敏捷式的矩陣組織。根據成功的案例經驗,組織的各級領導者扮演相當重要的角色。

信任默契形成文化

矩陣式組織的領導者需要形塑一個有利於團隊合作的規範,成員有共同的價值觀,信念與行事風格,這需要高階領導人透過個人言行一至來形成文化。例如,記憶體模組大廠金士頓科技的杜紀川總裁透過其親切式的領導風格,在公司裡藉由親近性與非正式人際關係的建立,來促進工作上正式關係的運作,使決策的速度加快,以掌握商機。

管理的最高境界是道家所謂的「功成事歲,百姓皆謂吾自然」。其前提是,企業要先有長久建立起的信任關係與團隊默契才能達到此境界。專案團隊成員間的互信關係需要一段建立的時間,企業可以透過經常性的社團活動與人際互訪,來增加彼此的了解與互惠。當專案團隊裡的成員建立了友誼與信任關係後,有助於專案任務上的合作。

建立長期互信關係

專案經理需要具備良好的人際關係與溝通協調技能,因此在人才管理方面,企業宜著重在選、訓、用、留上強調這方面能力的取得與培養。

台灣IBM公司在選才時除了強調應徵者必須有高度的工作熱忱外,另一個重要的特質就是溝通能力,原因是當前的工作需要在職者在短時間內必須大量地與他人溝通,快速地架構專案組織,以完成任務。


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