《不再等待指示:三拍子有效溝通打造高效團隊》

醒報編輯 2021/07/14 07:47 點閱 14296 次

如果下屬一副很被動的樣子,其實是缺乏工作動機,甚至因為工作技能不足所致。請記得利用「行為改革面談」和「成長五步驟」,就可以讓他們有驚人的進步。

經由確認立足點、公司目標與部屬的角色;之後繼續確認個人的目標與夢想並完成部屬自己的目標設定、從而擬定十秒行動計畫。這種協助擬定目標並落實的方法,即可概括為行為改革面談。

運用行為改革面談與成長五步驟,部屬工作技能。循序漸進地與下屬互動,能獲得意想不到的好效果。關心下屬的興趣焦點,從而找出雙方的共同點,最後認同下屬。這是讓部屬從被動化為主動的祕密武器。

坐等指示的部屬不是被動,是「動不了」,會出現凡事坐等指示或不依指示行動的部屬,根本原因只有以下兩個。只要排除這些原因,就能培養出自行思考、主動出擊的部屬,進而創造績效。

動機與技術出問題

・覺得自己的工作是「迫於無奈」,而做得不情不願所致→動機問題
・因為技術或經驗不足,才無法自行思考、主動出擊→技術問題

聽完這一番說詞,想必有不少人會認為:「我整天被工作追著跑,自己的精神狀態都瀕臨極限,哪管得上激發部屬的工作動機。」「我哪有空慢慢教部屬提升工作技能。」進入正題之前,我想先簡單說明為什麼部屬會陷入「缺乏工作動機」和「缺乏工作技能」的困境。

選手兼教練

在日本企業中,所謂的「主管」,幾乎都是「選手兼教練」(playing manager)。主管面對的現實,是既要處理自己的工作,又得培育部屬。產業能率大學在2017年進行了「第四屆上市公司課長實況調查」,結果發現,有99.2%的管理職都是選手兼教練。

工作一忙,主管少了從容,職場氣氛就變得殺氣騰騰,主管與部屬之間的溝通也會隨之大減,於是,雙方就會淪為這種狀態:

・除了一早上班時互道早安以外,彼此從不交談。
・聯絡事項都透過電子郵件或聊天軟體傳達。
・主管總是很忙的樣子,部屬就算有事想商量,也不好開口。

這種狀態將導致主管和部屬之間產生鴻溝,最後會連簡單的公務聯繫都難以完整傳達。況且,這樣的主管經常都很不耐煩。部屬自作主張處理工作,要是出了紕漏,主管就會非常不悅,甚至開口斥責。如此一來,部屬便會畏首畏尾,再也不願自己設法處理任何工作……

少了溝通很不妙

換句話說,就是會降低部屬的工作動機。此外,主管與部屬的溝通一旦減少,主管便無法掌握部屬能做什麼事,又不擅長哪些工作。因此,主管才會無法妥善地指導部屬,導致部屬的工作技能遲遲不見提升。

當主管無法掌握部屬的能力時,就會指示部屬去做他們根本辦不到的事,部屬當然無法依指示行動。不依指示行動的部屬其實不是被動,而是動不了。

最後,主管和部屬之間將陷入這樣的惡性循環:主管沒察覺部屬工作技能不足,因而煩躁不已,認為「這傢伙為什麼連一點小事都辦不好!」還對部屬大發雷霆,於是,部屬的工作動機便每況愈下……凡事坐等指示的部屬或不依指示行動的部屬,就此誕生。

不是因缺乏管理能力

會出現凡事坐等指示或不依指示行動的部屬,並不是因為主管缺乏管理能力。原因出在主管與部屬的互動方式。只要調整這點,部屬就能自行思考、主動出擊。

所謂的「調整互動方式」,並不是要各位「必須從繁忙工作中擠出時間和部屬談話」,或「一定要學會某些高難度的管理技巧」。事實上,要把部屬培養成能自行思考、主動出擊的人才並沒那麼困難。只要調整一些小地方即可,例如:與部屬的日常對話、定期面談的進行方式等。

世上的確有人天生就善於管理組織或培育部屬,但只要確實地一步步練習,人人都能掌握箇中關鍵,駕輕就熟地培育屬下,就像大家都能學會騎腳踏車一樣。將這些人人都能如法炮製的重點加以系統化整理所得的資訊,就是接下來要介紹的這兩套方法——有助於提升部屬工作動機的「行為改革面談」,以及能加速提升部屬工作技能的「成長五步驟」。

建立起信任關係

如何才能與部屬建立起信任關係呢?所謂的信任關係,當然是人與人之間培養出來的,而連結人我、充滿在彼此之間的,就是「溝通」。

簡而言之,所謂的溝通,就是「資訊與情感的交流」,少了它,人與人之間就無法建立起信任關係。其實,在那些充斥著「只會發號施令的主管」和「只會坐等指示的部屬」的職場,有一個共通點。那就是「無效對話」的比例極高,眾人持續進行這相同模式的對話。舉例來說就是像以下這樣的狀態:

・單方面對別人下達指示或命令。
・主管自認是為部屬著想而下的指令,卻降低了部屬的工作動機。
・只會發號施令的主管,和只會應聲說「好」、但內心對指令既不認同也不理解的部屬。・主管認為自己是為了建立彼此的信任關係而閒話家常,部屬卻覺得沒意義或困擾。

簡而言之,所謂的「無效對話」,就是只作表面功夫的對話。雖有對話的形式,但本質不過是往來交換「單字」而已。這樣的對話不僅無助於提升部屬的工作動機與工作技能,甚至還會打擊部屬的幹勁,影響他們投入工作,更別提建立信任關係了。

有效對話加深連結

是否有讀者感到心有戚戚焉呢?想和部屬建立信任關係,就要把這些「無效對話」變成「有效對話」才行。在「有效對話」比例較高的職場上,員工們會有許多超越「單字」的交流。就連平時隨興的閒聊,都能深化主管與部屬之間的信任,提升部屬的工作動機,提高員工的工作技能。

再者,若想和部屬建立信任關係,主管與部屬間在「工作之餘」的連結就顯得相當重要。為什麼我會這樣說呢?若主管與部屬之間只有工作上的連結,在業績長紅時,當然不成問題;一旦業績惡化,彼此之間的信任就會崩盤;相反地,若彼此在工作之餘還有其他連結,即使業績變差,仍能維持一定的關係。

話雖如此,實際上卻有很多企業主管認為,不論是與部屬溝通的質或量,都做得不夠。我常在研習活動上說:「信任關係是一切的基礎,是很關鍵的一項元素。而想建立彼此的信任,最重要的就是溝通。」聽完之後,有許多人這樣反駁:

・很難花時間和部屬溝通,光是公務聯繫和確認進度就已經夠要命了。
・我和部屬的年代不同,價值觀、個性也南轅北轍,根本不知道該聊什麼,也摸不透他們究竟在想些什麼。

就算再忙也要溝通

可是,就理想而言,就算再忙,也該撥冗與部屬面對面談談;至於那些個性不合的部屬,更要和他們好好溝通。我想一定有很多讀者會覺得「這麼說是沒錯,但我真的很忙,也不知道部屬究竟在想什麼,很難改善目前的溝通狀態。」和部屬建立信任所需的溝通並沒有那麼困難。只要把握下列三大重點,任何人都能輕鬆與部屬建立起信任關係。

重點一:要關心「部屬的興趣和關注焦點」,而非他本人
重點二:找出自己與部屬的「共通點」
重點三:「認同」部屬現有的成績

(興韻/輯)

《不再等待指示:三拍子有效溝通打造高效團隊》
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