《上線時間管理術》

醒報編輯 2024/10/13 20:14 點閱 821 次

工作中,收件匣隨時湧進看來十萬火急的信件、Line群組有老闆或客戶留言等著回,還有大大小小的會議要開……好不容易加班趕完工作,回到家還有家務要做、小孩功課要看、小狗等著遛。
想好好吃頓飯、想追劇,卻永遠放鬆不下來。帶著壓力睡去,當第二天來了,再輪迴一遍。

蘿拉.梅.馬丁原本在Google在銷售部門,負責服務五十多家客戶,要接客戶十萬火急的要求、email與會議滿天飛,雖然剛開始應付不來,但她藉著排出精實、高效的工作流程,駕輕就熟的處理繁多事務,業績達標客戶又滿意。
蘿拉的表現引得谷歌人紛紛求教:「妳怎麼管理時間?」

我最近在週六追劇,吃爆米花,看了十小時《醫者心境》(Heartland)舊影集,只在下午小睡半小時。而那天是我人生中最高效、最富生產力的日子之一。

根據古老的法則,生產力的關鍵在於勤懇任事、能者多勞、孜孜不倦。當你可以利用週六完成某些待辦事項時,為什麼「浪費光陰」?人們往往以做好待辦清單上多少事情來定義生產力。

然而,我們怎麼確認清單列出的都是使命必達的大事?我們如何知道,選擇某件事投注時間,高度精力會不會相應產生最佳成果?倘若我們日夜操勞,明天會不會因為過度疲憊而想不出好主意?

什麼是「生產力」?

當你的意向和行動相輔相成時,就能實現高生產力。就上述的案例來說,我先生當天體貼地自願帶三個小孩去公婆家,好讓我可以休息一天。我的意向是鬆弛身心,以及追最愛的影集。我的行動是在沙發上舒適且不受干擾地好好享受。這兩者相得益彰,使當日成為富高效的一天。

生產力是①明確地界定自己想做的事、②撥出恰當的時間在對的地方工作,以及③於設定的期間內落實計畫。始終如一地實踐這三點,我們便能確定自己找到上線時間(uptime)。

什麼是「上線時間」?

在電腦領域,「上線時間」意指硬體或網路運作及產生成效的時段。而在我們的世界裡,不論我們選擇做什麼,上線時間是我們工作和發揮生產力的時光。你的上線時間可能用於履行職務、養兒育女、經營事業、學習成長或從事藝術創作。上線時間不只有生產力發揮到極致的時刻,更確切地說,它是指在你最高效的日子裡的一切精力流。

上線時間是你全神貫注「進入心流狀態」、完成事情、處理好待辦事項的時段。而在你選擇超脫一切工作、鬆弛身心時,你也處之泰然、享受當下。你做自己想做的任何事情,並感到心滿意足。

我認為找到上線時間和「進入心流狀態」是同一件事。在上線時間,我們懷著各種意向並輕鬆自在地完成,因為我們打造了能使自己成長的環境。這不只是單純地完成事情,更有伴隨思路清晰、專心致志而來的能量,以及確定每日方向而生出的自在感。這是在工作和個人生活上都感受到自己處於最佳狀態並產出優質成果。上線時間意味著自覺有高績效並且活力十足。

讓我們拋開案牘勞形、夜以繼日、馬不停蹄就有生產力的觀念,以上線時間這個概念來替換過時的生產力想法。拋卻雜亂無章,並迎來輕鬆自在。揮別疲於奔命,進入嶄新的上線時間狀態。

整體觀點來衡量

上線時間從踏踏實實領悟自己是完整的個體開始。工作時和不工作時,有什麼事使你感到幸福?體會一下自己的生理時鐘和自然節奏,摸索出什麼時候是你創造、專注和發揮效能的巔峰時刻?你在哪個時段開會最能專心投入?當回email 時,什麼能使你得心應手?你於什麼時候需要休息、哪個時段須不受打擾地進行思考、何時應強化社群連結?

上線時間從整體的觀點來衡量事情—我們能夠成就什麼、可以運用哪種方法、可能獲得多大的幸福感、如何帶來創新與穩定工作,以及化解過勞問題?新冠肺炎全球大流行期間,我們見證了「朝九晚五」不再是一成不變的辦公模式。我們當前亟需工作量、工作時間、進度表的管理方法,以及使自己成為更優異的職場工作者和更快樂的人必備的各項工具與技能。

上線時間是可以永續的工作方式。忙碌的一天和高效的一天之間的差別在於,精力、專注力和影響,這三者事關重大。關鍵是時間和專注力能相輔相成,產生最大效益。而且最重要的是運用種種時間管理工具背後的意圖,而不是工具本身。

上線時間絕非偶然發生,而是要透過設計來落實。需要審慎地策畫優先順序,又要有完善的執行力。上線時間是我過去十多年間輔導企業高管、為谷歌同事發展訓練計畫所精心打造的一套原則。現在我把這套原則交給你。

谷歌的職涯經驗

我大約在十四年前從事銷售工作,展開在谷歌的職涯。當時我要負責五十多組客戶關係,起初因為顧客要求層出不窮而感到應接不暇。於是我設法組織電子郵件收件匣,並且建立工作流程儀表板。我只安排在週二到週四打銷售電話,如此就能於週一預先做好準備,然後在週五把筆記的總結內容寄送給客戶。

人們很驚訝我在職務上總是駕輕就熟,並且使客戶和自己都感到滿意。同事們開始詢問我組織工作、維持高效的方法。為何我不是每天最早進辦公室或最晚離開的人卻始終能達成各項目標?我很快就明白,銷售並非我的甜蜜點;管理時間和工作流程才是我的甜蜜點。

接下來八年期間,我開創了谷歌生產力(Productivity@Google)計畫,並著手和從新進員工到高管的所有谷歌人合作。我發展多項職能訓練講習課程,教導公司全體人員提振生產力的方法。

增進生產效能策略

我目前任職執行長辦公室,負責輔導和訓練高管增進生產效能的種種策略,以及保持從容自在和理性思考的方法。我運用Google Workspace 的各項工具——從Gmail 到Meet—來幫助谷歌的實習人員、新進員工、中階工程師、最資深主管,及其他公司各層級的員工精進生產力。

我開始發電子報,且有三分之一谷歌人訂閱,更有數萬專業人士參與我的工作坊,還給了極高評價。與此同時,我成家了,還生了三個不到四歲的小孩!

本書不只是獻給谷歌人,也不是專為主管們或上班族而寫。這是一部屬於任何想主宰自己時間、活出從容感的人的書。它也是一本有助於公司職員、學生、父母和創業家的指南。

我寫這本書,將學到的關於生產力的一切知識獻給讀者。等你讀完本書,將感受到更輕鬆自在、深受激勵、更能掌控自己工作上和生活中的一切要務。或許,更重要的是,你將允許自己在自覺時機不對的時候,不去做某些事。於是,你將能夠在對的時間、卓越地完成事情。

本書的五大部分

我把全書分成五大部分:

  1. 該做些什麼:如何排定優先事項並拒絕其他一切

  2. 該何時做:怎麼領會和善用自己自然而然的生產力高峰和低谷

  3. 在哪裡做事:如何充分利用工作環境,不論你是屬於混合式工作模式、總是在家上班,或是始終身在辦公室

  4. 如何做好:如何把決定做的事有成效地執行到盡善盡美

  5. 兼顧生活品質與工作的方法:在完成一切事情的同時,保持快樂、成功和正念的方法

我要先簡介本書各章節將提及的生產力各項原則。我的許多教學內容是奠基於這些理念,而且我們將在書中深入探討。(宇欽/輯)

《上線時間管理術:Google時間管理一姐的高效秘訣》
作者:蘿拉.梅.馬丁
出版社:商業周刊

其他書訊:

《情動力政治》
作者:布萊恩.馬蘇米
出版社:聯經出版公司

「情動力」(affect)是近年來最受矚目的文化理論概念,其根源可追溯至斯賓諾莎的哲學思想,經由柏格森與德勒茲等人的闡釋與發揚,引發當代熱烈迴響。然而迄今為止,中文世界的相關文獻卻極為缺乏。

書中,馬蘇米與各領域學者展開一系列深入對談,探討「情動力」一詞的源起、內涵及發展脈絡,巧妙展示了情動力如何貫穿資本主義、政治權力與媒體運作,以及人類與非人類世界的複雜關係。馬蘇米強調,情動力不僅是一個理論概念,更是生命的核心特質;而情動力的流動性與不確定性,在廣義的政治領域中蘊含著無限潛能。

《從0到1的創業思維》
作者:陳宗賢、唐美娟
出版社:墨刻

每個企業經營都有其生命週期,無論是「困擾、瓶頸、機會、突破、開創」等不同階段,都需要精準的經營策略來應對。本書全面解析從各個階段的經營管理生命週期,為企業建立從0到1的實用商業策略。它不僅是理論,更是實踐經驗的總結,更能提供高效創利和絕對獲利的績效。

陳宗賢教授與唐美娟顧問通過豐富的實戰經驗和深厚的理論基礎,為你解答這些疑難雜症。他們以詳實的案例分析,結合台灣企業的成功經驗,為企業管理者提供了一套行之有效的經營策略。書中不僅有豐富的理論知識,更有大量的實戰案例和實用工具,幫助你在激烈的市場競爭中脫穎而出。